Bij langdurig verzuim ben je als werkgever 104 weken (twee jaar) verantwoordelijk voor loondoorbetaling én actieve re-integratie. De Wet Verbetering Poortwachter legt op vaste momenten verplichtingen op — mis je één daarvan, dan kan het UWV een loonsanctie van nog eens 52 weken opleggen. Hieronder de complete tijdlijn.
Drie deadlines zijn echt kritiek: ziekmelding bij arbodienst ≤ 1 week, probleemanalyse + Plan van Aanpak rond week 6–8, en eerstejaarsevaluatie rond week 52. Vanaf week 87 begin je met de WIA-aanvraag. Bij twijfel over de uitvoering kun je een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. In Mr. Safety bewaakt het systeem deze deadlines automatisch.
De vijf kritieke momenten
De Wet Verbetering Poortwachter is in 2002 ingevoerd om langdurig verzuim actief te bestrijden. Het idee: werkgever én medewerker hebben gedeelde verantwoordelijkheid om weer aan het werk te komen. De wet legt op vaste momenten verplichtingen op die door het UWV worden getoetst voor de WIA-aanvraag.
Ziekmelding
Meld het verzuim uiterlijk de eerste werkdag bij je arbodienst of bedrijfsarts. Veel CAO’s en arbodiensten hanteren een termijn van 1 werkdag (uiterlijk 1 week).
Probleemanalyse door bedrijfsarts
Als verzuim langer dan 6 weken duurt, stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op: wat is er aan de hand, wat is mogelijk en welke mogelijkheden zijn er voor re-integratie?
Plan van Aanpak
Op basis van de probleemanalyse maken werkgever en medewerker samen een Plan van Aanpak. Wie doet wat, wanneer en met welk doel? Dit document is leidend voor de rest van het traject.
Periodieke evaluaties (elke 6 weken)
Werkgever en medewerker evalueren elke 6 weken de voortgang. Bij wijzigingen pas je het Plan van Aanpak aan. Documenteer elk gesprek schriftelijk.
42e-weeksmelding bij UWV
Meld het verzuim bij het UWV. Dit kan online via het werkgeversportaal. Verzuim deze melding niet — het is een van de meest gemiste deadlines en levert direct een waarschuwing op.
Eerstejaarsevaluatie
Werkgever en medewerker evalueren het eerste jaar. Is re-integratie op spoor één (eigen werk of aangepast werk bij eigen werkgever) nog haalbaar, of moet er gekeken worden naar spoor twee (werk bij een andere werkgever)?
Tweede spoor (indien nodig)
Lijkt re-integratie bij de eigen werkgever niet haalbaar, dan start je het tweede spoor: actief zoeken naar passend werk bij een andere werkgever. Een arbeidsdeskundig onderzoek bepaalt of dit nodig is.
WIA-aanvraag opstarten
Het UWV stuurt rond week 87 een brief naar de medewerker over de WIA-aanvraag. De medewerker moet zelf de aanvraag indienen, uiterlijk op week 93.
Re-integratieverslag indienen
Werkgever stelt samen met bedrijfsarts en medewerker het re-integratieverslag op. Het UWV toetst aan de hand hiervan of je voldoende hebt gedaan. Onvoldoende? Loonsanctie van maximaal 52 weken extra loondoorbetaling.
Einde verplichte loondoorbetaling
Na twee jaar eindigt de loondoorbetalingsverplichting. Als het UWV een WIA-uitkering toekent, neemt de uitkering het over. Bij een loonsanctie loopt jouw verplichting tot 52 weken langer door.
De meest voorkomende redenen voor een loonsanctie: te late probleemanalyse, geen actueel Plan van Aanpak, te laat starten van het tweede spoor en onvolledig re-integratieverslag. Eén gemiste actie kan €30.000+ aan extra loondoorbetaling kosten.
Hoe je deze deadlines bewaakt
In de praktijk lopen de momenten gemakkelijk door elkaar — vooral wanneer je meerdere langdurig verzuimers tegelijk hebt. Drie tips:
- Documenteer alles schriftelijk. Mondelinge afspraken bestaan voor het UWV niet. Mail bevestigingen, leg gesprekken vast.
- Werk met één vast dossier per medewerker. Niet 3 mappen, 5 mails en een Google Drive.
- Gebruik een arbo-systeem met deadline-bewaking. In Mr. Safety krijgt elke verzuimcase automatisch alle Poortwachter-deadlines op de tijdlijn, met 30 en 7 dagen vooraf een herinnering.
Verzuim onder controle
Arbodienst Nederland combineert een vaste casemanager met automatische Poortwachter-bewaking in Mr. Safety. Een gemiste deadline kost je niets meer.
Wat als je het niet eens bent met de bedrijfsarts?
Bij twijfel over een advies van de bedrijfsarts kun je — als werkgever of als medewerker — een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Dit is een onafhankelijke beoordeling van vier vragen:
- Ben je nu (on)geschikt om je eigen werk te doen?
- Zijn er voldoende re-integratie-inspanningen geleverd?
- Is het aangeboden andere werk passend?
- Werken werkgever en medewerker voldoende mee?
Kosten van een deskundigenoordeel: €100 (medewerker) of €400 (werkgever). De doorlooptijd is doorgaans 4 weken.
Veelgestelde vragen
Voor de Wet Poortwachter-tijdlijn telt elke kalenderdag, inclusief weekends en feestdagen. Voor loondoorbetaling kijk je naar de werkdagen volgens de arbeidsovereenkomst. Voor de 42e-weeksmelding tel je vanaf de eerste ziektedag, ongeacht welke dag van de week dat was.
Passend werk is werk dat aansluit bij wat de medewerker nog kan, gezien de medische beperkingen. Het hoeft niet hetzelfde werk te zijn, maar moet wel redelijk zijn qua niveau, loon en reisafstand. De bedrijfsarts adviseert wat medisch passend is; jij beoordeelt of het bedrijfsmatig haalbaar is.
Tijdens de eerste 104 weken ziekte geldt een opzegverbod (artikel 7:670 BW). Uitzonderingen zijn er bij ontslag op staande voet, bij beëindiging in de proeftijd of als de medewerker actief de re-integratie frustreert. In de praktijk lopen ontslagprocedures tijdens ziekte vrijwel altijd via de kantonrechter en zijn ze juridisch complex — haal vooraf juridisch advies.