Wat kost een zieke medewerker je nu echt? Veel werkgevers kijken alleen naar de loondoorbetaling en onderschatten de werkelijke impact met een factor twee. Het Loyalis-rekenmodel (ontwikkeld door verzekeraar Loyalis i.s.m. TNO) maakt zowel directe als indirecte kosten zichtbaar. Hier zijn de formules, gemiddelden en een werkbaar voorbeeld.
Een ziektedag kost gemiddeld €270–€410 aan directe kosten (Loyalis 2025, op basis van CBS modaal-inkomen €44.000). Indirecte kosten komen daar bovenop met gemiddeld 80–120%. Een verzuimpercentage van 5% bij 25 medewerkers staat dus al gauw voor €115.000–€200.000 per jaar. Het Loyalis-model splitst dit in 7 kostenposten zodat je per post kunt sturen.
De directe kosten: 4 componenten
| Kostenpost | Bron / berekening | Per ziektedag |
|---|---|---|
| Brutoloondoorbetaling | 70–100% loon (cao bepaalt) | €130–€180 |
| Werkgeverslasten | ~25% over brutoloon (PWG, vakantiegeld, pensioen) | €30–€45 |
| Bedrijfsarts/casemanagement | Vast in abonnement of per consult | €5–€15 |
| Productiviteitsverlies eigen team | 15–25% verlies bij collega’s | €30–€80 |
| Subtotaal direct | €195–€320 |
De indirecte kosten: 3 grote posten
| Kostenpost | Bron / berekening | Per ziektedag |
|---|---|---|
| Vervanging (uitzend/ZZP) | 120–160% van brutoloon | €0–€250 |
| Overuren-toeslagen collega’s | 25–50% toeslag op betreffende uren | €25–€90 |
| Re-integratie- en arbo-uitgaven | Bedrijfsarts-consulten, training, aanpassing werkplek | €20–€60 |
| Subtotaal indirect | €45–€400 |
De grootste “onzichtbare” kost is bij langdurig verzuim de WIA-premieconsequentie. Wie veel mensen in de WIA krijgt, betaalt jaren later een hogere gedifferentieerde premie via het UWV (WGA en ZW-flex). Over een 5-jaars termijn kan dit per WIA-geval €15.000–€50.000 extra kosten.
De formule in één regel
Het Loyalis-model geeft de volgende totaal-formule per ziektedag:
Totaalkosten per ziektedag = (brutoloondag × 1,25 voor werkgeverslasten) + (productiviteitsverlies team) + (vervanging) + (re-integratie-overhead)
Praktisch rekenvoorbeeld: 1 burn-out-medewerker
Stel: medewerker met modaal salaris (€44.000 bruto/jaar), 100% loondoorbetaling in het eerste jaar, valt uit met burn-out. Verzuimduur volgens NIVEL: gemiddeld 242 verzuimdagen.
- Brutoloon per dag: €44.000 / 220 = ca. €200
- Met werkgeverslasten (1,25): €250
- Productiviteitsverlies team (20%): +€40 = €290
- Vervanging (uitzend/ZZP 140%): +€280 = €570
- Re-integratie + bedrijfsarts: +€30 = €600 totaal per ziektedag
- Bij 242 dagen verzuim: €145.000 totaalkosten vóór WIA-premieconsequenties.
De vaak geciteerde “€90.000 per burn-out-geval” is dus een conservatieve schatting die alleen directe loonkosten meeneemt. Realistische top-down: tussen €100.000 en €150.000 per gemiddeld geval.
Wat bepaalt de hoogte van indirecte kosten?
- Specialisme van de functie — specialistische rollen (ICT, finance, R&D) zijn moeilijker en duurder te vervangen.
- Teamgrootte — kleinere teams voelen uitval relatief zwaarder, met meer overuren en stress.
- Klant- of contractcommitments — bij service-contracten met SLA’s wegen vervangingskosten zwaarder.
- Mate van interne flexibiliteit — goede multifunctionele opleiding van personeel reduceert vervangingskosten dramatisch.
Verzuim grip krijgen?
Het Mr. Safety dashboard toont je verzuim-trends, kosten per case en interventiemoment in één overzicht. Vroege interventie spaart bij langdurig verzuim al snel €20.000 per case uit.
Hoe rendeert preventie? De ROI-vraag
Een gemiddelde investering van €200 per medewerker per jaar in preventie (leiderschapstraining, PMO met PSA-module, werkdrukmeting) is bij gemiddeld 25 medewerkers een uitgave van €5.000. Eenmaal één burn-out vermeden in 5 jaar = ROI > 580%. De praktijkdata uit het Loyalis-onderzoek bevestigen dit:
- Bedrijven met structureel preventie-budget hebben gemiddeld 1,2 procentpunt lager verzuim;
- Op 100 medewerkers staat dat voor ~250 minder ziektedagen per jaar;
- Bij €600 per dag = €150.000 minder kosten per 100 medewerkers per jaar.
Veelgestelde vragen
Nee. Zwangerschapsverlof valt onder de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) en mantelzorg onder calamiteitenverlof of zorgverlof. Beide zijn geen verzuim in de zin van loondoorbetaling-bij-ziekte. Wel zijn ze relevant in capaciteitsplanning.
Alleen als je een verzuimverzekering hebt afgesloten met loondoorbetaling-dekking (vaak vanaf dag 8 of 15). Vanaf de tweede ziektejaar betaal je 70% (cao kan hoger eisen), en kun je bij dreigende WIA aanspraak maken op no-risk-polis als er sprake is van structurele beperkingen.
Directe kosten zijn de cash-outflow die direct te koppelen is aan de zieke medewerker: loondoorbetaling, bedrijfsarts. Indirecte kosten zijn alle gevolgkosten die niet direct in je salarisadministratie zichtbaar zijn maar wél je P&L raken: vervanging, productiviteitsverlies, premie-effecten.