Privacybeleid
Arbodienst Nederland verwerkt persoonsgegevens van klanten, medewerkers en prospects volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Op deze pagina lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten je hebt.
Let op: dit is een werkversie. De definitieve tekst wordt vóór productie-lancering juridisch getoetst. Houd dit document daarom kritisch tegen het licht.
1. Wie zijn wij?
Arbodienst Nederland is een handelsnaam binnen NLSafetyGroup en dient als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je via deze website of in het kader van onze dienstverlening aan ons verstrekt.
2. Welke gegevens verwerken wij?
2.1 Bezoekers van de website
- Technische gegevens (IP-adres, browser, apparaattype) via Google Analytics 4 (na cookie-consent)
- Klikgedrag en bezochte pagina’s, voor optimalisatie van de site
- Gegevens uit contactformulieren (naam, e-mail, telefoon, bedrijf, bericht)
2.2 Klanten en medewerkers van klanten
- NAW-gegevens en contactgegevens van werkgever en contactpersonen
- Medewerker-gegevens die nodig zijn voor verzuim-, RI&E- en BHV-administratie
- Medische gegevens (bijzondere persoonsgegevens) — alleen door de bedrijfsarts, in een afgescheiden dossier, niet zichtbaar voor de werkgever
- Verzuim-historiek (data + functionele beperkingen, GEEN diagnoses)
- Facturatie- en betaalgegevens
2.3 Mr. Safety platform-data
Binnen het Mr. Safety platform verwerken we daarnaast: PBM-registers, BHV-registers, toolbox-deelnameregistraties, RI&E-input, AI-chat-prompts (binnen EU). De medische module is technisch afgescheiden van de algemene assistent en gebruikt geen externe AI-providers.
3. Op welke grondslag verwerken wij?
- Uitvoering overeenkomst — voor het leveren van arbo-dienstverlening (AVG art. 6 lid 1 sub b)
- Wettelijke verplichting — voor Wet Poortwachter, Arbowet, fiscale bewaarplicht (AVG art. 6 lid 1 sub c)
- Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, fraude-preventie, beperkte marketing (AVG art. 6 lid 1 sub f)
- Toestemming — voor analytics-cookies, marketing-cookies en specifieke nieuwsbrief-aanmeldingen (AVG art. 6 lid 1 sub a)
- Medische gegevens — verwerking door geheimhoudingsplichtige bedrijfsarts (AVG art. 9 lid 2 sub h)
4. Hoe lang bewaren wij gegevens?
- Verzuim- en bedrijfsartsdossiers — 20 jaar na laatste consult (medische bewaarplicht WGBO)
- Personeels- en RI&E-administratie — 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Facturatie- en boekhoudgegevens — 7 jaar
- Sollicitatie-gegevens — 4 weken zonder consent, 1 jaar met consent
- Contactformulier-input — 2 jaar na laatste contact
- Website-logs en analytics — max 14 maanden in GA4
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij delen alleen wat strikt nodig is, en alleen met partijen met een verwerkersovereenkomst:
- NLSafetyGroup-zustermerken — HBO Safe, BrandveiligNL, WizzFlix — alleen voor uitvoering van trainingen of e-learning
- Externe bedrijfsartsen en arbeidsdeskundigen bij second opinion of specialistische cases
- IT-leveranciers — Mr. Safety-hosting (EU-servers), e-mailprovider, back-up-systemen
- UWV en SZW — in het kader van Poortwachter, WIA, beroepsziektemeldingen
- Boekhouder en accountant — voor financiële verwerking
Wij geven nooit medische gegevens door zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker, behalve waar de wet ons dat verplicht (zoals beroepsziektemelding NCvB).
6. Beveiliging
- ISO 27001 informatiebeveiliging-certificering
- NEN 7510 voor zorgcommunicatie
- TLS 1.3 encryptie voor alle verbindingen
- Multi-factor authenticatie verplicht voor Mr. Safety-gebruikers
- Servers in Nederland, geen verwerking buiten de EU
- Dagelijkse back-ups met 30-dagen retentie
7. Je rechten onder de AVG
Je hebt het recht om:
- Je gegevens in te zien (recht op inzage)
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren
- Gegevens te laten verwijderen (recht op vergetelheid, waar de wet dit toestaat)
- De verwerking te beperken
- Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- Je gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
- Toestemming in te trekken (waar van toepassing)
Stuur een verzoek aan privacy@arbodienstnederland.nl. Wij reageren binnen vier weken.
8. Klachten
Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Neem eerst contact met ons op. Komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken bij wijzigingen in de wet of in onze dienstverlening. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
